Личный опыт
Тайм-менеджмент для главреда: как выплыть из потока входящих
Три спасительных стратегии, которые помогают держаться на плаву
Середина января, мы закончили публиковать новогодний контент, все дайджесты составлены, прогнозы спрогнозированы, итоги подытожены, отчеты отчитаны. Можно выдохнуть, но ненадолго: скоро 14 февраля, партнеры ждут креативных активаций, авторы фидбэков, а руководство гениальных идей и огня в глазах.

Для главного редактора, который ежедневно балансирует между потоком коммуникаций, правкой материалов и управлением командой, этот марафон не заканчивается никогда.

Запросы от авторов, срочные правки, созвоны, согласования с руководством, бесконечная переписка в мессенджерах превращают каждый рабочий день в квест на выживание: приходится постоянно переключаться, фокус теряется и уже к середине дня хочется или уволиться, или кого-нибудь убить.
Как я справляюсь
У меня есть система управления делами, основанная на принципах GTD (Getting Things Done). И еще три полишинельно-секретных техники, которые помогают мне выплывать из бесконечного потока задач.
1
Тематическое планирование или «рыбный день» для главреда
Помните, при совке в четверг был рыбный день? Мне понравилась эта концепция, и я назначила тему каждому дню недели: например, по вторникам я занимаюсь всем ,что связано с новостной рассылкой, пятница у меня день контроля качества и фидбэков. А в среду я занимаюсь вопросами, связанными с SEO.

Когда задачи группируются по смыслу, проще держать фокус, не распылять внимание на 100500 проектов и не уходить в информационный штопор. Кроме того, так я держу под контролем свои долгосрочные задачи и знаю, что они точно продвигаются.
2
Обсидиановые блоки или не влезай, убьет
Когда нужно сделать трудную работу, требующую много умственных ресурсов, например, написать статью, разработать стратегию, придумать и упаковать предложение для партнеров, приходится идти на жесткие меры: отключить уведомления, закрыть почту и мессенджеры, желательно и самой где-то закрыться на час-два. В общем, выделить себе достаточно большой кусок времени на редакционную работу, когда точно и стопроцентно никто не будет дергать и отвлекать.

Я называю такие фокус-блоки обсидиановыми (поклонники Майнкрафта поймут). Их очень трудно добыть, но они самые ценные и прочные, их невозможно расколоть случайными запросами. То, что нужно для сложной редакторской работы.
3
Систематизация входящих или принцип «стрелочника»
Каждый день на главреда льется поток неоднородных запросов, и чтобы не захлебнуться, нужно научиться им управлять. Я настроила систему быстрой сортировки задач по разным категориям в зависимости от степени срочности. Каждому типу — свое время:

  • Запросы от авторов: как правило, срочные, нужно ответить быстро, потому что задержка тормозит работу других людей.
  • Административные вопросы: можно решать в течение дня или даже дольше. Разбираю их два раза в день. Если задача на 5 минут, делаю сразу, если нужно больше времени, пишу, когда смогу выполнить и ставлю ее себе в календарь.
  • Плановые коммуникации: могут подождать день-два, а лучше до понедельника, когда у меня день созвонов.

Тут важно научиться контролировать поток информации и не бояться говорить «я вернусь с ответом завтра», «сегодня не могу этим заняться» и даже «это вне зоны моей ответственности» (ужас).
Вместо заключения
Работа главреда — это одновременно творчество, наставничество, руководство, планирование и еще тележка, грузовичок и вагончик рутины. Без тайм-менеджмента вывезти все это добро очень сложно, еще сложнее найти подходящие инструменты.

Хочется какое-то готовое решение, которое подойдет к твоей уникальной реальности, как ключик к замочку. Но увы, идеальной системы тайм-менеджмента не существует, есть только личная методика, которую приходится постоянно адаптировать, трансформировать и допиливать под себя. А еще адаптироваться и трансформироваться самой и быть готовой к тому, что план может не сработать, фокус сбиться, а сортировка развалиться. Тогда вдыхаем поглубже и плывем как можем.