Середина января, мы закончили публиковать новогодний контент, все дайджесты составлены, прогнозы спрогнозированы, итоги подытожены, отчеты отчитаны. Можно выдохнуть, но ненадолго: скоро 14 февраля, партнеры ждут креативных активаций, авторы фидбэков, а руководство гениальных идей и огня в глазах.

Для главного редактора, который ежедневно балансирует между потоком коммуникаций, правкой материалов и управлением командой, этот марафон не заканчивается никогда.

Запросы от авторов, срочные правки, созвоны, согласования с руководством, бесконечная переписка в мессенджерах превращают каждый рабочий день в квест на выживание: приходится постоянно переключаться, фокус теряется и уже к середине дня хочется или уволиться, или кого-нибудь убить.

У меня есть система управления делами, основанная на принципах GTD (Getting Things Done). И еще три полишинельно-секретных техники, которые помогают мне выплывать из бесконечного потока задач.

Помните, при совке в четверг был рыбный день? Мне понравилась эта концепция, и я назначила тему каждому дню недели: например, по вторникам я занимаюсь всем ,что связано с новостной рассылкой, пятница у меня день контроля качества и фидбэков. А в среду я занимаюсь вопросами, связанными с SEO.

Когда задачи группируются по смыслу, проще держать фокус, не распылять внимание на 100500 проектов и не уходить в информационный штопор. Кроме того, так я держу под контролем свои долгосрочные задачи и знаю, что они точно продвигаются.

Когда нужно сделать трудную работу, требующую много умственных ресурсов, например, написать статью, разработать стратегию, придумать и упаковать предложение для партнеров, приходится идти на жесткие меры: отключить уведомления, закрыть почту и мессенджеры, желательно и самой где-то закрыться на час-два. В общем, выделить себе достаточно большой кусок времени на редакционную работу, когда точно и стопроцентно никто не будет дергать и отвлекать.

Я называю такие фокус-блоки обсидиановыми (поклонники Майнкрафта поймут). Их очень трудно добыть, но они самые ценные и прочные, их невозможно расколоть случайными запросами. То, что нужно для сложной редакторской работы.

Каждый день на главреда льется поток неоднородных запросов, и чтобы не захлебнуться, нужно научиться им управлять. Я настроила систему быстрой сортировки задач по разным категориям в зависимости от степени срочности. Каждому типу — свое время:

• Запросы от авторов: как правило, срочные, нужно ответить быстро, потому что задержка тормозит работу других людей.
• Административные вопросы: можно решать в течение дня или даже дольше. Разбираю их два раза в день. Если задача на 5 минут, делаю сразу, если нужно больше времени, пишу, когда смогу выполнить и ставлю ее себе в календарь.
• Плановые коммуникации: могут подождать день-два, а лучше до понедельника, когда у меня день созвонов.

Тут важно научиться контролировать поток информации и не бояться говорить «я вернусь с ответом завтра», «сегодня не могу этим заняться» и даже «это вне зоны моей ответственности» (ужас).

Работа главреда — это одновременно творчество, наставничество, руководство, планирование и еще тележка, грузовичок и вагончик рутины. Без тайм-менеджмента вывезти все это добро очень сложно, еще сложнее найти подходящие инструменты.

Хочется какое-то готовое решение, которое подойдет к твоей уникальной реальности, как ключик к замочку. Но увы, идеальной системы тайм-менеджмента не существует, есть только личная методика, которую приходится постоянно адаптировать, трансформировать и допиливать под себя. А еще адаптироваться и трансформироваться самой и быть готовой к тому, что план может не сработать, фокус сбиться, а сортировка развалиться. Тогда вдыхаем поглубже и плывем как можем.